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方格艾文化:浅谈执行大型活动的现场管理

  举行大型活动时,作为活动执行者的你该如何正确的、有效的执行这场活动呢?

    每当举行大型活动的时候,您是否感觉到执行的时候束手束脚呢?是否感觉到执行的时候配合不到位呢?部门分工不够明确,没有有效的科学管理,也没有有效的调动各部门人员。

    活动过程中最容易出现的三个问题:

    A) 活动现场分工不明确导致管理混乱;
    B) 活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺;
    C) 对现场突发事件的处理缺乏一定的准备和技巧

    因此在执行活动之前您首先必须做好角色的划分

    角色管理的前提是对参与活动的全体人员进行科学的角色划分,这也是实施操作活动现场工作的基础。在角色划分的过程中既要注意角色的独立性,又要注意角色所内含工作的系统性和联系性。因为角色划分的最终目的就是为了使工作分工明确,易于操作。例如对一场具有表演内容的新闻发布会或时装发布会,在舞台方面会涉及到音响、灯光、视频和舞美;而在表演方面又会涉及到主持人、演员和道具。要想保证演出的顺利进行,舞台方必须充分配合演员的各方面需要,而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。他们之间的联系不用说是非常的密切,照理说安排一个人来全权负责是再好不过了,但是因为各方的事务都非常的繁多,如果一个人来处理未免会显得心有余而力不足;而且两方的人员又有明显的系统属性,所以还是把两方的管理分开的比较好。当然,这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。但是如果是一场小型的演出,也许一个人来管理两方面的事也会游刃有余的。

    ① 活动的组织方:主要包括活动的主办方、承办方、协办方等参与活动整体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上,还是事件的实际处理过程中,活动的组织各方都需要很紧密的合作与联系,对于他们的管理和协调亦非常重要。
 

    ② 场馆方:主要是指场地的所有者或管理者。例如在体育馆举行演唱会时的体育馆方,在酒店举行答谢会时的酒店管理方,在社区举办活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。

    ③ 演员/主持/选手方:这方面主要包括参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加讨论的发言人等活动的表现主体人员。所谓表现主体人员,是说他们在整个活动的进程中具有一定的表演、展示、发言等行为的人员。这种称谓主要是为了有别于活动主体人员,因为很多时候的活动主体人员主要是观众,但是观众这一块必须单独管理。

    ④ 舞台/灯光/音响制作方:主要包括舞台的搭建、灯光的安装、音响的调试等几个方面的工作人员。

    ⑤ 嘉宾/观众方:主要包括到场的领导、嘉宾、评委、观众等几方面的人员。对于某些大型的活动,因为参与嘉宾人数众多,且与之相关的活动频繁时,也可以把嘉宾和观众方分开进行管理。

    ⑥ 媒体记者方:主要包括活动邀请的媒体和主动前来采访的媒体。因为每次活动都会产生一定的社会效应,而且很多公关活动的最终目的就是增加宣传力度、扩大影响力,媒体的参与对于整个活动的效益评估具有很大的参考价值。所以对于媒体方的管理也就理所当然的独立为面了。 有时候,某些大型活动的每一项都可能会有很多事务,例如一场大型的演出在演员方面,可能在道具、演员食宿、后台设备等方面都有很多事情要做,那么这个时候可以在角色划分的基础上,再对各项事务进行进一步的细分。
 
    总之,在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的实际情况,根据实际情况来决定划分的具体内容才能取到事半功倍的效果。

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